Asiakirjajulkisuuskuvaus 

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan. Tiedonhallintayksikkö on tiedonhallintalain 2 §:n 2 kohdan mukaan viranomainen, esimerkiksi kunta, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus

Jokioisten kunnan on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kunnan asiakkaat ja muut asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/1999, 13 §:ssä edellytetyllä tavalla.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Jokioisten kunnan asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on esimerkinomaisesti lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä tai arkistoista.

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietovarannot: Jokioisten kunnan sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisvastuu on siirtynyt 1.1.2023 alkaen Kanta-Hämeen hyvinvointilueelle. Kuntayhtymä vastaa hallinnassaan olevien asiakirjojen luovuttamisesta, joten sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja koskevat tietopyynnöt tulee osoittaa yhtymälle. 

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
 
Tietopyyntö yksilöidään mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti sähköisesti, kirjallisesti tai suullisesti.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti kunnan viralliseen sähköpostiosoitteeseen jokioisten.kunta(at)jokioinen.fi tietopyyntölomakkeella, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus. Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus.
 
Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa. Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan periä kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan.

Jokioisten kunnan tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostama tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa. Jokioisten kunnan tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.

Fyysiset tietovarannot (arkistot)

Jokioisten kunnan arkistot koostuvat määräajan ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sisältävistä päätearkistoista sekä hallintokuntien lähiarkistoista.

Pysyvästi ja pitkään säilytettävät asiakirjat on arkistoitu päätearkistoon ja määräajan säilytettävät asiakirjat lähiarkistoihin.

Loogiset tietovarannot (rekisterit)

Hallinnon tietovaranto:

Käyttötarkoitus
Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely.

Tietoaineisto
Viranomaiset, luottamushenkilöt, asiakkaan, yrityksen ja yhteisön tiedot: Nimi, osoite, sähköpostiosoite

Dokumenttien hallinta: Käsiteltäviin asioihin liittyvät saapuneet ja laaditut/skannatut asiakirjat ja niiden jakelut, muut asiakirjat esim. muistiot.

Kokoushallinta: Toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat, pöytäkirjanotteet ja niiden jakelut, esityslistojen ja pöytäkirjojen www ‐julkaisu.

Viranhaltijapäätökset: Viranhaltijapäätökset ja niiden jakelut, www ‐julkaisu.

Yhteystietorekisteri: Organisaatioiden ja luottamushenkilöiden yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).

Ylläpitojärjestelmät
 Office-ohjelmat

Taloushallinnon tietovaranto:

Käyttötarkoitus
Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely

Tietoaineisto
 Laskutusasiakkaat, laskuttajat

Tietoryhmät
 Nimi, osoite, henkilötunnus, asiakasnumero,  y-tunnus, verkkolasku- tai suoramaksuosoite, laskun  tiedot, pankkitiedot ja mahdollinen sopimusnumero

Ylläpitojärjestelmät
Taloushallinnon tietojärjestelmät

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus
Palvelussuhteen aikainen asioiden käsittely.

Tietoaineisto
 Palvelussuhteessa kuntaan olevat henkilöt (myös  päättyneiden palvelusuhteiden osalta lakisääteisin  velvoittein) ja luottamushenkilöt.

Tietoryhmät
 Henkilötunnus, nimi, osoite ja puhelinnumero.

Erilaisia henkilötietoryhmiä koskevat tiedot 
Loma- ja poissaolotiedot, koulutukset, ammattiyhdistystiedot, pankkiyhteystiedot, henkilöstöpäätökset ja palvelussuhteen päättymiseen liittyvät tiedot.

Ylläpitojärjestelmät
 Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät

Varhaiskasvatuksen tietovaranto

Käyttötarkoitus 
Varhaiskasvatukseen liittyvä asiankäsittely

Tietoaineisto
 Lapset, lapsen vanhempi/huoltaja,  varhaiskasvatuksen henkilöstö

Tietoryhmät
 Kunnan asukkaiden väestörekisteritiedot, asiakkaan  henkilötiedot (henkilötunnus, nimi, osoite,  puhelinnumerot, sähköpostiosoite, kotikunta,  äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen  turvakielto, perhekokoonpano, palvelun tarve,  hakemustiedot, palvelupäätös, maksupäätös ja  tiedoksianto, hoitopaikkatiedot, hoitoajat, läsnä- ja  poissaolotiedot, asiakasmaksuihin liittyvät tiedot, t  toimintayksikkötiedot.

Ylläpitojärjestelmät
Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmät

Perusopetuksen tietovaranto

Käyttötarkoitus 
Perusopetuksen liittyvä asiankäsittely

Tietoaineistot
Oppilaat ja huoltajat

Tietoryhmät
 Oppilaan koko nimi, henkilötunnus, sukupuoli,  kotikunta, asuinkunta, opiskelijalaji, luokka-aste,          ryhmä/luokka, äidinkieli, kotikieli, opetuskieli,  kotimaa, kansalaisuus, oppijanumero,  uskontokuntalaji, opetussuunnitelma,  opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI), kotipaikan os.,  koulupiiri, puhelin, sähköpostiosoite, opiskelun  aloitusvuosi/pvm, opiskeluoikeuden tyyppi (KOSKI),  oppimääräkoodi/koulutaso, viimeisin KOSKI-data,  koulunkäynnin tukivaiheet, huoltajien nimet, osoitteet  ja puhelinnumerot, koulumatkatiedot, Wilman  käyttöön liittyvät tiedot, koulun päätökset (jos niitä  on), hakemukset/päätökset (jos niitä on).

Ylläpitojärjestelmät
Perusopetuksen tietojärjestelmät

Liikunta- ja vapaa-aikapalveluiden tietovaranto

Käyttötarkoitus
Liikuntaan ja vapaa-aikaan liittyvien asioiden käsittely

Tietoaineistot 
Palveluiden käyttäjät

Tietoryhmät
Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Ylläpitojärjestelmät
Kuntosalijärjestelmä

Kansalaisopiston tietovaranto

Käyttötarkoitus
Kansalaisopiston toimintaan liittyvien asioiden käsittely.

Tietoaineistot 
 Palveluiden käyttäjät

Tietoryhmät
Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Ylläpitojärjestelmät
 Kansalaisopiston tietojärjestelmät

Teknisien palveluiden tietovaranto

Käyttötarkoitus
Yksityisteiden avustaminen

Tietoaineistot
 Avustusta hakeneet tiekunnat yhteyshenkilöineen

Tietoryhmät
Tiekunnan nimi, henkilön nimi yhteystietoineen
 
Ylläpitojärjestelmät
 Office-ohjelmat

Käyttötarkoitus
Teknisen toimialan palveluiden ja tuotteiden myynti/laskutus
 
Tietoaineistot
Laskutettavan henkilön tiedot

Tietoryhmät
Henkilön nimi, syntymäaika tai henkilötunnus ja yhteystiedot
 
Ylläpitojärjestelmät 
Office-ohjelmat ja taloushallinnon tietojärjestelmät

Käyttötarkoitus
Kunnan myymien asuintonttien varaajat ja ostajat
 
Tietoaineistot
Varaajan ja ostajan tiedot
 
Tietoryhmät
Henkilön nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot

Ylläpitojärjestelmät
Office-ohjelmat ja taloushallinnon tietojärjestelmät     

Käyttötarkoitus
Kunnan hallinnoimien maapohjien ja rakennusten vuokraus 

Tietoaineistot
Vuokralaisen tiedot

Tietoryhmät
Henkilön nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot

Ylläpitojärjestelmät
Office-ohjelmat ja taloushallinnon tietojärjestelmät

Rakennusvalvonnan tietovaranto

Käyttötarkoitus
Maankäyttö- ja rakennuslain mukaisten tehtävien hoitaminen

Tietoaineistot
 Ilmoitusten tekijät ja lupien hakijat

Tietoryhmät
 Nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot

Ylläpitojärjestelmät
 Rakennusvalvonnan tietojärjestelmä.

Ympäristönsuojelun lupa- ja valvonta tietovaranto

Käyttötarkoitus
Ympäristönsuojelun lainsäädännön mukaisten ja muiden ympäristönsuojelu-
viranomaisen toimivaltaan kuuluvien tehtävien hoitaminen.

Tietoaineistot
 Ilmoitusten tekijät ja lupien hakijat

Tietoryhmät
Henkilöasiakkaan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot. Yritys- ja yhteisöasiakkaiden nimi, tehtävänimike, puhelinnro ja sähköpostiosoite. Ympäristölupatiedot, ympäristöasioihin liittyvien päätösten tiedot, ympäristötarkastajien kirjaamat havainnot.

Ylläpitojärjestelmät
Ympäristölupajärjestelmä

 
Maa-aineistolupien ja -ottamisen tietovaranto

Käyttötarkoitus
Maa-aineislupien ja maa-aineisten ottamisten hallinnointi ja laskutus.

Tietoaineistot
Yrityksen puolesta asioijan tiedot: asioijannimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, hakijayrityksen nimi, y-tunnus, yrityksenosoite- ja laskutustiedot.
Yksityishenkilöhakijan nimi ja yhteystiedot: Yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite, pu-helinnumero.
Asianosaisen tiedot: kiinteistön nimi, kiinteistötunnus, kiinteistön omistajan nimi ja osoite.
Lupatiedot: lupaehdot, luvan voimassaoloaika, valvontatiedot, vakuudet.

Ylläpitojärjestelmät
Office-ohjelmistot

Vesihuoltolaitoksen tietovaranto

Käyttötarkoitus
Asiakastietojen, liittymissopimusten, kulutustietojen, laskutuksen ja maksujen valvonnan hallinnointi sekä verkostotietojen hallinnointi.

Tietoaineistot
 Laskutusasiakkaat

Tietoryhmät
 Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot, laskutustiedot,  kiinteistötiedot, rakennusten tiedot, veden kulutus ja  verkostotiedot.

Ylläpitojärjestelmät
 Vesihuollon tietojärjestelmät.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

 Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi

Jokioisten kunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suunnataan kunnan viralliseen sähköpostiosoitteeseen jokioisten.kunta(at)jokioinen.fi, mistä tietopyyntö ohjataan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai hallintokunnalle. Tietopyyntö on suositeltavaa tehdä kirjallisesti henkilötietojen varmentamiseksi.Pyyntö lähetetään osoitteeseen:

Jokioisten kunta
Keskuskatu 29 A
31600 Jokioinen

tai sähköpostitse jokioisten.kunta(at)jokioinen.fi.

Lomake tietopyynnön tekemiseen löytyy tästä linkistä.